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POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PERUZZI COLOMBIA SAS

3. OBJETIVO GENERAL

Regular el tratamiento de la información personal en las diferentes etapas del ciclo de vida de los datos, esto es: la recolección, transformación, uso, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, eliminación o archivo y protección de la información que se reciba por parte de PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, ya sea en el territorio nacional o en el extranjero.

4. OBJETIVO ESPECÍFICO

Dar a conocer la POLÍTICA sobre el tratamiento y protección de datos personales a todos los colaboradores, clientes y a terceros, que tengan algún vínculo o relación contractual con PERUZZI COLOMBIA SAS - ARS INTERNACIONAL.

5. ALCANCE

Esta POLÍTICA de protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos físicos o digitales que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

Esta POLÍTICA cubre a todos los empleados, contratistas, clientes finales, clientes institucionales, proveedores y demás terceros, a través de los diferentes canales de recolección de información personal que tiene PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, sea que esta recolección se realice en territorio nacional o en el extranjero.

6. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA

6.1 BASE LEGAL

PERUZZI COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT No. 901233244-9 (en adelante “PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL”), en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y en especial por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013 y/o sus decretos complementarios o modificatorios. Y la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021, así como todo lo correspondiente a la Ley 2300 de 2023 en cuanto a Protección al Derecho a la Intimidad de nuestros clientes y/o demás normas aplicables a la materia, que por medio de la presente se dispone a desarrollar las políticas para el tratamiento y protección de la información personal (en adelante “Los datos personales”) en PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL (en adelante la “POLÍTICA”).

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL en calidad de responsable de los datos personales de aquellas personas naturales con las que tenga relaciones contractuales, legales, comerciales o de negocio, - (en adelante denominados “los Titulares”), y que reposan en sus bases de datos, ha adoptado estas Políticas de Tratamiento de la información para garantizar que los Titulares de la información puedan identificar efectivamente: i) quien es el Responsable de sus datos personales, ii) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y sus finalidades y iii) los derechos que le asisten a los Titulares.

De la misma manera PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL en

cumplimiento de la Ley 2300 de 2023 buscará proteger a los consumidores, regulando los canales, horarios y periodicidad en que pueden ser contactados conforme a la ley y de acuerdo a su RF-MA-004 Manual de Política para la Gestión de Recuperación de Cartera e instructivos en los que se definan las gestiones de recuperación ya sea de manera directa o a través de terceros.

Así mismo y con el fin de dar cumplimiento a la citada norma PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL velará por la adecuada gestión mediante cualquiera de sus canales los cuales serán los previamente autorizados para la gestión de recuperación conforme a los manuales e instructivos relacionados.

6.2 NORMAS Y DISPOSICIONES GENERALES

6.2.1 PRINCIPIOS

Esta POLÍTICA, deriva su implementación y cumplimiento de normas constitucionales que consagran en el artículo 15 que las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar

las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, así como el derecho a informar y recibir información veraz e imparcial, consagrado en el artículo 20 de las mismas, normatividad reglamentada mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y cuyos principios sobre protección de datos son acogidos por PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021 y sus normas concordantes, así como la Ley y/o sus decretos complementarios o modificatorios, o demás normas aplicables a la materia.

Ley 2300 de 2023 y demás normas concordantes, decretos reglamentarios, modificatorios y demás normas aplicables.

6.2.1.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:

El Tratamiento de la información personal es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021 o en las demás disposiciones que la desarrollen.

6.2.1.2 Principio de finalidad:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

6.2.1.3 Principio de libertad:

El Tratamiento del dato personal, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, a menos que se tenga un mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento.

6.2.1.4 Principio de veracidad o calidad:

La información del Titular objeto a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

6.2.1.5 Principio de transparencia:

El Titular de la información personal, debe obtener, en cualquier momento y sin restricción de parte del Responsable o del Encargado del Tratamiento, la información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6.2.1.6 Principio de acceso y circulación restringida:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley.

6.2.1.7 Principio de seguridad:

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.2.1.8 Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

6.2.2 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, efectúa el Tratamiento de datos personales en calidad de responsable del Tratamiento, en desarrollo de su objeto social y del giro ordinario de sus negocios, que no sean de carácter público, sobre los cuales decida en forma directa y autónoma.

Para contactar al Responsable de Tratamiento de datos, se lo realiza por los siguientes medios:

Ubicación: Bogotá, D.C.

Dirección: Carrera 11 No. 94A-03, Piso 5.

Teléfono fijo: +57 317 9370531

Teléfono móvil: +57 310 4327806

Portal Web: www.arsinternacional.com

Correo electrónico: ars.colombia@ars.com.ec

El Responsable del Tratamiento, garantiza al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data mediante la presente política y demás procedimientos para el cumplimiento de la ley y de las instrucciones y requerimientos que imparta para tal efecto el ente de control.

6.2.3 TRATAMIENTOS

Los datos personales en PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general, gestionados de acuerdo y en medida a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

6.2.3.1 Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes:

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, que no sean de naturaleza pública, debe cumplir con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior del niño, niña y/o adolescente.
Que se asegure el respeto a sus derechos fundamentales.
Que sea escuchada y valorada la opinión del niño, niña y/o adolescente cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los literales a. y b. previos, PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña y/o adolescente, quien deberá acreditar tal calidad, mediante los documentos y términos definidos en la ley para el efecto.

6.2.3.2 Tratamiento de Datos Personales Sensibles y Privados:

Para el Tratamiento de datos sensibles, se deberá informar al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento, pues éste se encuentra prohibido, excepto cuando se presenten los siguientes casos señalados en la ley:

a. El Titular haya dado su autorización explícita al tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, debiendo, para estos eventos ser necesaria la autorización de los representantes legales.

c. El Tratamiento sea efectuado en curso de una actividad legítima y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin autorización del Titular.

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL tomará las medidas necesarias para la supresión de la identidad de los titulares.

e.El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento del ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL tomará las medidas necesarias para que el tratamiento de los datos sensibles se dé dentro de los marcos determinados en la ley.

6.2.4 FINALIDAD DE LOS TRATAMIENTOS

De acuerdo a cada grupo de interés, la información personal que es objeto de Tratamiento en PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, tiene las siguientes finalidades:

Accionistas: Información, comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, control, aseguramiento, actualización, reporte, deliberación, decisión, estrategias, defensa jurídica, gestión de actuaciones, y actividades en las cuales se relacionen los accionistas con PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.
Asamblea de accionistas: Comunicación, planeación, información, toma de decisiones, estrategias, adopción de medidas empresariales, directrices, auditorías, relacionamiento, regulatorio, deliberación, reporte, designación, aprobación o improbación, disposición, elección, gestión jurídica y todas las actividades en las cuales se relacionen los miembros de la asamblea de accionistas con PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.
Empleados: Gestión de selección y contratación, relacionamiento, comunicación, trámite, registro, capacitación, organización, autorización, tramitación, análisis, decisiones, reporte, planeación, investigación, selección, defensa jurídica, actividades de aseguramiento, seguimiento y procesamiento y actividades en las cuales los empleados se interrelacionan con PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.
Clientes finales /Deudores: Gestión de recuperación de cartera, administrativa, prejudicial y judicial, manejo de llamadas y recaudo, asignación de la cartera a gestores, reporte a las centrales de riesgo y/o burós de crédito, mantenimiento de la cuenta, asignación a los abogados externos, gestión de reclamos y quejas, expedición de certificaciones y reportería, demás actividades relacionadas con la gestión de recuperación de los deudores incluidos en las carteras adquiridas por PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.
Clientes Institucionales: Gestión de contratación, interacción, comunicación, registro, organización, información, reporte, tramitación, control estadístico, aseguramiento, mantenimiento, asignación, acreditación, autorización, y todas las actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes institucionales, gestión de recuperación, administrativa , prejudicial y judicial, manejo de llamadas y recaudo, mantenimiento de la cuenta, gestión de reclamos y quejas, expedición de certificaciones y reportería
Contratistas y Proveedores: Gestión de contratación, interacción, comunicación, registro, organización, información, reporte, tramitación, control estadístico, aseguramiento, reportes, mantenimiento, asignación acreditación, autorización y todas las actividades en las cuales se relacionan o vinculan los contratistas o proveedores con PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.
Autoridades regionales, locales, civiles y militares: Colaboración, relacionamiento, comunicación, interacción, registro, acreditación, consolidación, tramitación, defensa jurídica, organización, aseguramiento, gestión de las informaciones y actividades en las que PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL se vincule con las autoridades regionales, locales, civiles y militares.
Industria Financiera y Bancaria: Relacionamiento, negociación, contratación comercialización, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relaciona o vincula a PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL con las entidades y personas de la industria financiera, bancaria y de cobranzas.
Medios de Comunicación: Difusión, relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, aseguramiento, organización, tramitación, rectificación, control, defensa jurídica y gestión de las actuaciones y actividades en las cuales PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL se relacione con los medios de comunicación.
Organizaciones de la sociedad civil: Relacionamiento, negociación, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, asociación, tramitación, control, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL se relacione o vincule con la sociedad civil.

6.2.5 FINALIDADES AL AMPARO DE LA LEY 1581 DE 2012 y 1266 de 2008

Las actividades que realice PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, que involucre Tratamiento de información personal, que no queden al amparo de la Ley 1266 de 2008 y, quedan cubiertas bajo el marco de la Ley 1581 de 2012 y la Ley 2157 de 2021 Dichas finalidades son las siguientes:

a. Finalidades de los Datos Personales de Funcionarios o empleados: La finalidad de la recolección, administración y conservación de los datos personales de los funcionarios es para cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, realizar la vinculación al sistema de seguridad social integral, a las cajas de compensación, hacer los reportes que demanden las leyes laborales a entidades gubernamentales, pagar impuestos, comunicar ausencias, licencias e incapacidades o cualquier otra novedad o situación laboral a las entidades prestadoras de servicios de salud y riesgos labores, distribuir información de interés para el funcionario, difundir beneficios laborales, normas de seguridad en el trabajo y en general cualquier otra finalidad señalada en las leyes pertinentes. Así mismo la recolección, administración y conservación de los datos personales del grupo familiar del funcionario es para que estos puedan ser partícipes de los beneficios legales, extralegales, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, Caja de Compensación Familiar y para las diferentes actividades de bienestar que desarrolle el PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

La información que se requerirá será la que se considere necesaria y razonable para garantizar el acceso a dichos beneficios y actividades, la cual será utilizada de manera segura y sujeta a la finalidad al vínculo establecido. Adicionalmente, los datos anteriormente enunciados serán utilizados para adelantar Planes o Programas de Bienestar orientados a crear, mejorar y mantener las condiciones laborales, ocupacionales y familiares que favorezcan tanto el desarrollo integral de los trabajadores como el mejoramiento de su nivel de vida y el de los miembros del grupo familiar de cada uno de ellos. Las cuales, sin limitarse, pueden considerarse como actividades, planes o jornadas de capacitación, recreación, salud, actividades físicas y/o deportivas, de integración familiar, motivación, entre otras. Los Datos y en general la información que suministre el trabajador de niños, niñas y adolescentes estará sujeta a esta finalidad. Cualquier finalidad diferente a las aquí establecidas, requerirá de autorización especial para el tratamiento de los datos. En cuanto a la recolección, administración y conservación de los datos tales como foto, huella y video se realizará con la finalidad de lograr la identificación del funcionario para acceso a las instalaciones por temas de seguridad y en general para el desarrollo propio de sus funciones y de la relación laboral, e igualmente a la grabación de llamadas será para efectos de garantizar la calidad del servicio que presta PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

b. Finalidades de los Datos Personales de Ex funcionarios: PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, realiza el tratamiento de los datos personales de los ex funcionarios con la finalidad de expedir certificaciones laborales, y para las finalidades que la ley establezca.

c. Finalidades de los Datos Personales de Contratistas y Proveedores: Los datos personales de los contratistas y proveedores, personas naturales, de PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL serán tratados con la finalidad de desarrollar la relación contractual y comercial de prestación de bienes y servicios, así como para la realizar sondeos de mercado en futuros procesos de contratación de la Entidad.

d. Finalidades de los Datos Personales de los deudores: PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, realizará la recolección, administración y conservación de los datos personales de los deudores (personas naturales y jurídicas) para: i) Realizar la recuperación relacionada con su objeto social; ii) Actualizar, verificar y complementar los datos personales y de contacto del deudor, tales como celular, dirección, teléfono fijo y correo electrónico; iii) Realizar análisis de riesgo, estadísticos, de control, supervisión, encuestas, gestión de recuperación, comercialización de productos y mercadeo, iv) Finalidades de los Datos Personales para la atención de todas las PQRS; tutelas, requerimientos de autoridades de control y de supervisión. Los datos personales que suministre el titular del dato o que recolecte PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, en sus diferentes canales de atención, para la radicación de solicitudes, consultas, quejas y reclamos, serán tratados con la finalidad de atender y dar respuesta a las mismas.

6.2.6 LIMITACIONES TEMPORALES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Responsables y Encargados del Tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, decidirá de forma autónoma y directa esta vigencia, salvo que una causa legal, contractual o jurisprudencial indiquen una vigencia diferente. En ese orden de ideas, PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, sin perjuicio que, en cualquier momento, el titular pueda ejercer su derecho de rectificar, actualizar o suprimir sus datos en las bases de datos.

6.2.7 DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular cuyos datos reposen en cualquier base de datos de PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, tendrá derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PERUZZI COLOMBIA

S.A.S. - ARS INTERNACIONAL o los encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de las de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sea compatible con el objeto y campo de aplicación de esta), incluido pero sin limitarse a la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL directamente o a través de las entidades financieras cedentes, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sea compatible con el objeto y campo de aplicación de esta ley) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el art 10 numeral 4 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, datos recolectados antes de la expedición del decreto, (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sea compatible con el objeto y campo de aplicación de esta ley).

c. Ser informado por PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad de protección de datos en Colombia, haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sea compatible con el objeto y campo de aplicación de esta ley) y/o a la Constitución Nacional. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga el deber legal, judicial o contractual de permanecer en la base de datos o PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL tenga el deber legal, judicial o contractual de continuar con el Tratamiento.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de Tratamiento de la información, que lo motiven a hacer nuevas consultas.

6.2.8 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Exceptuando los casos definidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sea compatible con el objeto y campo de aplicación de esta Ley) y en la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021, en los casos en los que se requiera tener autorización previa del Titular, se solicitará al momento de la captura de la información o a la compra de la cartera de créditos.

La autorización será expresa e informada sobre la finalidad de la misma. Se realizará por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó la autorización. Los mecanismos para obtener la autorización, podrán ser a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada, cuya copia de la autorización será preservada por PERUZZI COLOMBIA

S.A.S. - ARS INTERNACIONAL. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

En aquellos eventos en los que a PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL no le sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la información, lo informará mediante un Aviso de Privacidad, comunicando la existencia de las políticas y la forma de acceder a las mismas, mediante documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otro medio tecnológico.

6.2.9 PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

a. Consultas: El Titular o sus causahabientes podrán hacer sus consultas sobre la información que repose en cualquier base de datos de PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, quien suministrará la información vinculada con la identificación del Titular.

b. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de una corrección, de una actualización o supresión o cuando considere que hubo un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data y la Ley 2157 de 2021 (o con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen y sean compatibles con el objeto y campo de aplicación de estas leyes), podrá presentar un reclamo ante PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales. El Titular o los titulares de las bases de datos, podrán solicitar en cualquier momento a PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL la revocatoria de la autorización y/o la remoción total o parcial de la información de las bases de datos.

Para lo anterior, todas las consultas o reclamos podrán dirigirse al correo electrónico: ars.colombia@ars.com.ec o a través del portal web www.arsinternacional.com.

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta, petición o reclamo para dar respuesta al Titular de la información. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término establecido, se informará al solicitante la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Cuando se trate de una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos o para presentar un reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de PERUZZI COLOMBIA

S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, los Titulares de los Datos Personales deberán:

a. Incluir la información detallada del titular de la información, tales como: nombre completo, cédula de ciudadanía (cédula de extranjería, pasaporte o documento equivalente), dirección física, número telefónico y correo electrónico.

b. Efectuar una descripción de los hechos que fundamentan el reclamo.

c. Alegar los documentos que sustenten el reclamo.

Si el reclamo es presentado de manera incompleta, PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL le solicitará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, que proceda a completar la solicitud y/o los soportes de la misma. En el evento en que PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL no encuentre sustento en el reclamo, le solicitará por escrito al Titular de la información, que en un término de diez (10) días, adicione o allegue los documentos que sustenten el reclamo.

No obstante lo anterior, y para los casos antes mencionados, si transcurrido un término de dos (2) meses el titular de la información no ha allegado o adicionado la información solicitada por PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL, se entenderá que ha desistido del reclamo y en consecuencia PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL procederá al archivo de la solicitud.

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL contará con un término de cinco (5) días, contados a partir del recibo del reclamo, en debida forma, para incluir en su base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, la cual se mantendrá hasta el momento en que se dé por terminado.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL.

6.2.10 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL cuenta con protocolos de seguridad y confidencialidad de la información, garantizando un correcto uso de la misma y el Tratamiento de los datos personales, evitando el acceso a terceros no autorizados que puedan conocer, vulnerar, modificar divulgar y/o destruir la información que reposa en las bases de datos.

Asimismo, para los eventos en los que se deba transferir o transmitir bases de datos y/o datos personales a encargados del Tratamiento para cumplir con actividades específicas, PERUZZI COLOMBIA S.A.S. - ARS INTERNACIONAL garantizará que éstos cuenten con los estándares y protocolos de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por cualquier sujeto.

6.2.11 VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política tendrá vigencia a partir de su promulgación en la página web www.arsinternacional.com y recoge todas las instrucciones, notificaciones y comunicaciones, previas a su promulgación y que son relacionadas con esta.

6.2.12 AUTORIDAD COMPETENTE EN LA VIGILANCIA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Autoridad competente para Colombia de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente, es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una delegatura para la protección de datos personales, quien ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la ley.

7. ANEXO

N/A

8. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del Tratamiento que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este, se comunica al Titular de la información la existencia de las políticas aplicables para el tratamiento de sus datos personales, junto con la forma como acceder a las mismas y las características del tratamiento de los datos personales.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Agencia de Información Comercial: Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa. Para los efectos de este documento, las agencias de información comercial son operadores de información y fuentes de información.

Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: Para todos los efectos de este documento, se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

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